Archivierungspflicht für E-Mails

Aus HGB und AO ergibt sich, namentlich als Grundlage für Betriebsprüfungen des FiA, die Pflicht zur Archivierung von E-Mails.

  

Themenauszüge zur Archivierungspflicht von E-Mails

 

[Achtung: Hierbei handelt es sich um Exzerpte aus der unten genannten Quelle, die hier lediglich interessehalber referiert werden. Eine rechtliche Überprüfung der dortigen Inhalte wurde hingegen nicht vorgenommen!]

GoBS

Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme

DV-gestützte Buchführungssysteme -oder auch kurz DV-Buchführung genannt - führen in bezug auf die Erfüllung der GoB zu Fragen, auf die die GoBS eine Antwort geben.

Seit erstmaliger Veröffentlichung der Grundsätze ordnungsmäßiger Speicher-buchführung (GoS) im Jahre -1978 hat sich die Technik und Anwendung der DV weiterentwickelt und zu Veränderungen im Bereich des kaufmännischen Rechnungswesens und seinen Arbeitsabläufen geführt. Die seinerzeit verfassten GoS beruhen auf der Basis einer reinen Speicherbuchführung, bei der die Buchungen auf maschinell lesbaren Datenträgern gespeichert und nur für bestimmte Zwecke lesbar gemacht werden sollten. Es setzte sich allerdings rasch die heute herrschende Auffassung durch, daß die GoS als Auslegung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) für alle DV-gestützten rechnungslegungsrelevanten Verfahren generell gelten müssen. Zur Anpassung an die heute eingerichteten und zukünftigen Informationssysteme in den Unternehmen werden daher die bisherigen "Grundsätze ordnungsmäßiger Speicherbuchführung" als "Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) neu gefaßt.

Die Entwicklungen der letzten Jahre im Bereich der DV haben weiterhin zu einer veränderten Betrachtungsweise der DV-gestützten Buchführung geführt. Von wesentlicher Bedeutung ist dabei, daß die Unternehmensfunktion "Buchhaltung" nicht mehr ohne weiteres - wie früher eindeutig abgrenzbar ist. Durch den Einsatz integrierter DV-Systeme können „Buchhaltungsdaten", die bereits in außerhalb

der Abteilung "Buchhaltung" vorgesehenen Arbeitsabläufen entstehen, unmittelbar in das Buchführungssystem einfließen, z. B. bei Betriebsdatenerfassung (BDE) und Datenübermittlung (z.B. Electronic Data Interchange - EDI). Derartige Verfahren im weiteren Sinne können somit Belegfunktion erlangen, wodurch sie dann ebenfalls den GoB und damit den Regeln der GoBS unterliegen.

Der Begriff der Belegfunktion verdeutlicht, daß die Buchführung mehr als bislang in den Bereich der DV-gestützten Verfahren, die nicht immer auf den ersten Blick dem DV-gestützten Buchführungssystem zugeordnet werden, integriert sein kann. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, den Begriff EDV-Buchführung durch den Begriff DV-gestütztes Buchführungssystem zu ersetzen. Da die GoBS die Anforderungen an die Kontrollen, Regelungen und Maßnahmen beinhalten, die der Buchführungspflichtige vorsehen und umsetzen muß, um den GoB bei Einsatz der DV zu genügen, ist es erforderlich, den Begriff des Internen Kontrollsystems (IKS) in die GoBS einzuführen.

Das IKS stellt unter anderem darauf ab, daß die Ausgestaltung organisatorischer Kontrollmechanismen, wie z. B. Funktionstrennungen und Abstimmkontrollen, die Ordnungsmäßigkeit einer Buchführung bestimmt. Moderne Verfahren und Hilfsmittel der Programmerstellung und der Programmpflege und der daraus gewonnenen Dokumentation eines Programms führen unter Umständen zu weiteren bisher

nicht bekannten Dokumentationsformen. Dieser Entwicklung wird in den GoBS ebenso Rechnung getragen wie beispielsweise auch den Fragen der Herstellung der Programmidentität und des Zugriffsschutzes.

GDPdU

Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen

Durch die im Rahmen des Steuersenkungsgesetzes vom 23.10.2000 festgelegten Änderungen der Abgabenordnung erhält die Finanzverwaltung ab dem 1.1.2002 im Rahmen von Betriebsprüfungen weitgehende Zugriffsrechte auf die Datenverarbeitungs-Systeme von Unternehmen.

Ein Betriebsprüfer bekommt den Auftrag, einen Betrieb oder ein Unternehmen zu prüfen. Für bestimmte Prüfungsfelder und Prüfungszeiträume beschließt der Betriebsprüfer, die Daten unter Zuhilfenahme von Prüfungssoftware zu analysieren. Entsprechend gibt der Betriebsprüfer dem Unternehmen die Prüfung an sich und die Prüfungsschwerpunkte bekannt.

Bei der Prüfung erhält der Betriebsprüfer vom Unternehmen oder dessen Steuerberater Datenträger (i.d.R. eine oder mehrere CD-ROMs). Auf den CD-ROMs sind steuerrelevante Daten und beschreibende Daten enthalten, um die Daten ohne weitere Erklärungen einzulesen. Gemäß den Prüfungsschwerpunkten sucht der Prüfer die ihn interessierenden Tabellen heraus und liest die entsprechenden Daten-CD-ROMs ein. Sobald die Daten in die Analysesoftware importiert sind, führt der Betriebsprüfer eine oder mehrere Analysen - teilweise durch Makros automatisiert - aus. Um die Sicherheit der Computer der Prüfer zu gewährleisten, sind diese mit Zugriffsschutz-Software und ggf. Anti-Viren-Software ausgestattet.

HGB und AO

"Ein Schriftstück 'betrifft' ein Handelsgeschäft, wenn es seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung zum Gegenstand hat." (Bonner Handbuch der Rechnungslegung, § 257, Rn 34)

Hierzu gehören nicht

• Schreiben zur allgemeinen Information
• Übersendung von Prospekten und Angeboten, sofern sie nicht zum Abschluß eines Handelsgeschäfts geführt haben (Küting/Weber 1995, § 257, Rn 51 2. Absatz)
• E-Mails, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind aufzubewahren (§147 AO)
• E-Mails sind aufzubewahren, wenn sie dem Begriff des Handelsbriefs entsprechen (Beck\'scher Bilanzkommentar 1999, § 257, Rn 15; Adler/Düring/Schmaltz 1995, § 257, Rn 34, 4. Absatz; u.a.)
• Als originär digitale Dokumente sind die E-Mails zur Aufbewahrung mit einem unveränderbaren Index zu versehen (BMF-Schreiben vom 7.11.1995 zu den GoBS, Abschn. VIII "Wiedergabe der auf Datenträgern geführten Unterlagen")
• Geschäftsvorfallbezogene Archivierung durch Verknüpfung von E-Mail, Attachement und ERP-System

Originär digitale Unterlagen sind nach Abschnitt III.1 Satz 2 GDPdU die im Datenverarbeitungssystem erzeugten Daten und die in das Datenverarbeitungssystem in elektronischer Form eingehenden Daten. Im elektronischen Geschäftsverkehr ist dies E-Mail-Kommunikation einschließlich Anhang. E-Mail-Kommunikation mit steuerlich relevantem Inhalt muss damit während der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungsfrist elektronisch archiviert werden („Fragen und Antworten“ III. 8). Eine alleinige Aufzeichnung auf Mikrofilm oder Papier reicht nicht mehr aus. § 147 Abs. 2 AO ist bewusst so gefasst worden, dass keine bestimmten Speichermedien vorgeschrieben sind. Zulässig und damit ordnungsmäßig im Sinne der handelsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften des § 257 Abs. 3 HGB und der steuerlichen Aufbewahrungsvorschrift des § 146 Abs. 5 AO sind alle Speichermedien: die CD-Rom, die nicht wiederbeschreibbare Platte, die wiederbeschreibbare Platte und das Speicherband (Schreiben des BFM vom 7. 11. 1995 I. „Anwendungsbereich“). Entscheidend für die Ordnungsmäßigkeit sind die hardwaremäßigen, softwaremäßigen und organisatorischen Sicherheitsfunktionen, die für das jeweilige Speichermedium gesondert ausgeprägt sein können (Anlage zum BMF-Schreiben vom 7.11.1995 Ziffer 5 „Datensicherheit“).

Ordnungsmäßige elektronische Archivierung wirkt sich auf die Beweisqualität elektronisch archivierter Dokumente aus, denn die Grundsätze der ordnungsmäßigen Archivierung dienen der Beweissicherheit. Der Beweis mit einem elektronischen Dokument wird geführt, indem dem Gericht das Dokument auf einem Datenträger vorgelegt oder elektronisch übermittelt wird, § 371 Abs. 1, S. 2 ZPO. Als Objekt des Augenscheins unterliegt das elektronische Dokument der freien Beweiswürdigung des Gerichts. Die freie Beweiswürdigung wird bestimmt durch Hinweise auf die Integrität und Authentizität des Dokuments. Hierfür ist die entsprechend den Grundsätzen der Ordnungsmäßigkeit erreichte Unveränderbarkeit des elektronisch archivierten Dokuments entscheidend. Deshalb gilt die Ordnungsmäßigkeit als Indiz für die Beweissicherheit elektronisch archivierter Dokumente.

QUELLE: www.gdpdu-portal.de (dort mit weiteren Nachweisen)

Ohne Gegenprüfung übermittelt von:

Dr. Axel Schober